Soft

12.09.2011 Автор: Максим Борноволоков Версия для печати

Совместная работа над документами

Стремительное развитие возможностей Интернета привело к тому, что сейчас уже становится практически нормой решение многих задач онлайн. На это не могли не обратить внимание разработчики интернет-софта, и поэтому теперь у всех пользователей есть возможность работать с текстами, презентациями, электронными таблицами во Всемирной сети совместно с другими людьми.


В этой статье мы рассмотрим несколько подобных веб-ресурсов, которые дают возможность редактировать документы в Интернете сразу нескольким пользователям. Речь пойдет о Zoho.com, GoogleDocs, TeamLab и NauDoc Free. Возможность совместной работы с одним материалом несколькими пользователями достигается в них за счет отслеживания сервисом его версий и внесенных изменений в каждую из них. Веб-ресурсы этого типа фиксируют исправления в режиме реального времени, и поэтому ситуаций, которые могут привести к потере данных, просто не может быть.

 

Zoho.com

Разработчик: ZOHO Corp.

Веб-сайт: www.zoho.com

Один из таких сервисов, Zoho.com, позволяет корректировать документы, презентации, а также хранить и обрабатывать почту, планировать события, оставлять и редактировать заметки. Кроме того, данный веб-ресурс способен после некоторой настройки работать с продуктами Microsoft, такими как SharePoint и Office. Причем все описанные выше действия Zoho.com позволяет осуществлять пользователю как самостоятельно, так и совместно с другими. Впрочем, предоставляемые данным сайтом услуги гораздо шире, чем просто работа над документами. Чтобы описать их все, нам потребуется целая статья как минимум на два журнальных оборота.

Для начала работы в Zoho.com необходимо зарегистрироваться. Для этого выбираем соответствующий раздел Sign Up Free на главной странице сайта и заполняем необходимые поля. После прохождения процедуры регистрации попробуем создать какой-нибудь текстовый документ, причем предоставив доступ к нему своему коллеге. Сделать это несложно — заходим в раздел Productivity Apps и выбираем пункт Writer. Откроется текстовый редактор, в первом приближении чем-то напоминающий Microsoft Office.

Большинство предложенных пользователю функций текстового редактора Zoho Writer стандартны — сохранение, копирование, выбор формата и пр. Доступ к ним осуществляется из главного меню редактора.

 Обратимся к разделу «Общий доступ». Именно там можно предоставить другим пользователям возможность работать с этим же документом.

Здесь мы сможем дать это право как конкретным людям, так и целым группам. В первом случае выбираем пункт «Совместный доступ для отдельных лиц». Здесь необходимо будет указать лишь адрес электронной почты, а также задать необходимый уровень прав редактирования документа — «только для чтения», «чтение/ запись» и «совладелец».

Понятно, что преимуществом обладает пользователь с правами «совладельца». Но при совместной работе с документом достаточно будет и уровня «чтение/запись». Обладатель таких прав может вносить правки в документ, просматривать изменения, однако будет лишен возможности копировать, направлять текст другим лицами или удалять его.

После того как будет указан адрес электронной почты второго пользователя, который вправе редактировать документ, вы сможете написать ему приглашение произвольной формы (меню «Редактировать сообщение приглашения»). Далее необходимо нажать кнопку «Общий доступ». После этого указанный пользователь получит сообщение со ссылкой на документ и сможет принять участие в работе над ним. Все изменения, вносимые в текст, будут обозначены в виде примечаний, похожих на те, что используются в Microsoft Office 2010. Таким образом, пользователи смогут видеть, что было и когда сделано коллегой и что необходимо добавить или же, наоборот, удалить. Подобный принцип работы с документами применяется и к большинству других видов документов на сайта Zoho.com — электронным таблицам, презентациям, расписаниям и ряду других.

Отличительной особенностью данного сервиса является удобный интерфейс работы с личными папками и файлами. Например, просмотреть те документы, с которыми вы сейчас работе, можно в разделе Docs/Explorer. Пользователю представлены такие разделы, как My Folders, Workspace, Shared Docs, Groups, Tags, My Viewer. Важное замечание: тот, кто получил доступ к общему документу, сможет увидеть его, не только кликнув по ссылке, но и в разделе Shared Docs. Ведь вы можете работать и с одним общим текстом конкретного пользователя, и с большим количеством документов самых разных людей.

Кстати, те материалы, которые вы сами создали и предоставили для совместной работы, также можно увидеть в этом разделе.

 

Google Docs

Разработчик: Google

Веб-сайт: www.google.com/google-d-s/intl/ru/documents

Если по каким-то причинам Zoho.com вам не приглянулся, можно обратить свой взор на другой мощный сервис, знакомый очень многим пользователям, — Google Docs от компании Google. Как известно, данный производитель ПО давно и успешно работает на рынке онлайн-решений, причем бесплатных.

В отличие от сервиса Zoho.com, взаимодействующего с любыми пользователями, сервис Google Docs открыт только для обладателей аккаунта на своем сервере. Для начала работы необходимо выбрать данный сервис на главной странице портала в разделе «Google.com/ Еще/Документы». Можно также сразу ввести в адресной строке браузера прямую ссылку www.google.com/google-d-s/intl/ru/documents.

 После открытия ресурса вы увидите основную рабочую область сервиса. Для создания нового документа необходимо войти в меню Create New и выбрать соответствующий тип документа — Document, Presentation, Spreadsheet, Form, Drawing, Collection. Поскольку нас интересует текстовый документ, то выбираем тип Document и получаем полноценный текстовый редактор, немного напоминающий своим интерфейсом OpenOffice.org Writer.

Мы не будем рассматривать все меню, так как они стандартны и вы без труда разберетесь сами. Поэтому будем считать, что документ уже создан и теперь необходимо просто предоставить доступ для совместной работы с ним другому пользователю. Для начала определимся, как именно сообща станем трудиться над этим материалом — либо предоставим другу, коллеге или знакомому право вносить коррективы в документ, либо ограничимся получением комментариев посредством сервиса Discussions.

Чтобы предоставить полноценный доступ к совместной работе над документами, необходимо его «расшарить», предварительно настроив необходимые параметры. Для этого зайдите в меню Share / Share Settings и в появившемся окне укажите того человека, который будет работать с этим текстом совместно с вами. Его можно выбирать из Gmail-контактов. Далее, собственно, выберите необходимый уровень прав.

После того как составите список тех, кому будет открыт ваш документ, останется лишь нажать на кнопку Share для показа внесенных изменений в материал. Исправления, которые другие пользователи внесут в текст, можно увидеть непосредственно из главного окна Google Docs. Как и в большинстве других веб-приложений для совместной работы, изменения, вносимые в документ разными людьми, будут представлены в виде примечаний-сносок. Функций для редактирования документов и организации совместного доступа к ним у Google Docs значительно меньше, чем у описанного выше Zoho.com, но, тем не менее, для небольших проектов их вполне хватит.

 

TeamLab

Разработчик: Ascensio System Limited

Веб-сайт: www.teamlab.com

Еще один интересный онлайн-сервис для работы с документами называется TeamLab. Пожалуй, интерфейс этого портала наиболее удобный из всех нами рассмотренных.

На главной его странице пользователь сам может выбирать язык, на котором будет работать (по умолчанию стоит английский, но вы вправе выбрать другой, в том числе русский). Для того чтобы начать редактирование документов, необходимо зарегистрироваться на сайте. Пропустить этот шаг просто невозможно, так как панель регистрации занимает практически половину всей рабочей области портала. После прохождения данной процедуры вы сразу же увидите основную рабочую область, в которой и будете творить (в терминологии TeamLab она называется «портал»).

На указанном ресурсе вы сможете не только работать с документами, но и общаться в чатах, назначать задачи в проекте и контролировать их выполнение, просматривать сведения о других пользователях (скажем, для формирования проектной команды) и пр.

Поскольку концепция TeamLab предполагает командную работу на портале, то пользователи, с которыми вы планируете совместную работу, должны иметь аккаунт на TeamLab. После регистрации на портале можно будет и самому набирать команду, благо возможности (чат, блоги, форумы) этому способствуют.

Нас интересует раздел «Документы», а потому загружаем именно его. Рабочую область условно можно разделить на две части — встроенный файл-менеджер и основное окно.

В левой части вы сможете увидеть имеющиеся на портале документы, просмотреть, какие из них относятся к общим, удалить или создать папки, а также импортировать тексты из Google Docs, Zoho.com, Box.Net. В центральной части можно осуществлять все действия с материалами (создавать, редактировать, предоставлять доступ), а также непосредственно открывать их в редакторе.

Отличительной особенностью данного портала является то, что здесь используется не внутренний текстовый процессор, а внешний — OpenOffice. org. По умолчанию возможность создания и редактирования документов отсутствует (можно только загрузить материал и предоставить к нему доступ).

 Для того чтобы подключить функцию редактирования документов, необходимо установить плагин Ascencio System Plug-in. Как это сделать, очень подробно описано в справке на портале, поэтому останавливаться на этом не будем. Предоставить же доступ к созданному вами документу очень просто — достаточно нажать в правом верхнем углу кнопку «Использовать совместно» и выбрать список людей или сразу целую группу (предварительно она должна быть составлена). Указанные пользователи получат оповещения о том, что они имеют право редактировать материал. Вы также можете отслеживать историю по нему в разделе «Мои документы». Однако возможности TeamLab этим не ограничиваются — аналогичным образом можно редактировать таблицы, презентации, а также вести проектную деятельность.

 

Работайте сообща

К сожалению, журнальное место весьма ограниченно и мы не смогли рассмотреть даже половины возможностей всех описанных выше систем. Но надеемся, что рассмотренные продукты помогут сделать вашу совместную работу над документами значительно проще. В качестве необязательной рекомендации хочется добавить, что, на наш взгляд, наиболее оптимальным вариантом для решения данных задач являются сервисы TeamLab и Zoho.com.

 

 

Еще одно решение

Отдельно хотелось бы рассмотреть бесплатный клиент-серверный продукт, который также можно использовать для совместной работы над документами. Это NauDoc Free (www.naudoc.ru), являющийся полноценной системой документооборота с ограничениями по количеству создаваемых документов. Впрочем, для совместной работы нескольких человек и даже небольшой компании это решение подходит идеально. Отслеживание версий и комментариев к документам оно поддерживает.

Приложение NauDoc Free является свободно распространяемым, соответственно, оно бесплатно и независимо от платформы. Поскольку данная система имеет веб-интерфейс (работает с браузерами Mozilla Firefox и Internet Explorer), то ее можно использовать удаленно, главное — грамотно настроить сервер.

 


Назад в раздел

Текст сообщения*
Защита от автоматических сообщений

Читайте также