Soft

20.06.2011 Автор: Роман Поликарпов Версия для печати

Программы ускорения офисной работы

Частое употребление словосочетания «тайм-менеджмент» по делу и всуе уже сравнивают с религиозным экстазом и даже применяют по отношению к этому явлению вопросительные слова «веришь» или «не веришь». Но не будем вдаваться в философские дебри, лучше обратим внимание на бренное: как мы тратим время при повседневной работе с компьютером и можно ли как-то оптимизировать это занятие? Ведь очевидно — приемы для комфортной работы существуют, но работают ли они?


 А начать следует с осознания того, что «дополнительные часы» в сутках вам просто необходимы. Иначе получится, что и раньше сидели весь рабочий день в ожидании, когда же можно прекратить ничего не делать и пойти домой, а так и вовсе рабочего времени станет неприлично много. Однако мы считаем, что для большинства активных и продвинутых людей, к коим мы относим своего читателя, проблема оптимизации рабочих операций стоит во весь рост.

 Значит, быстренько осваиваем базисы эффективной работы в офисе.

 Шаг первый — учимся быстро печатать на клавиатуре, желательно слепым десятипальцевым методом. Можно прибегнуть к «дедовскому» способу — накрыть клавиатуру полотенцем и долго и упорно печатать. Можно воспользоваться одной из специальных обучающих программ, как то: «Стамина» (stamina.ru) Алексея Казанцева или «Соло на клавиатуре» (ergosolo.ru) Владимира Шахиджаняна. А можно просто и радикально — купить клавиатуру без русских букв. Через неделю вовсю будете печатать, не глядя на клавиши.

 Шаг второй — оптимизируем рабочее место. Часто используемые ярлыки выносим на Рабочий стол и Панель быстрого запуска, самые важные программы ставим в автозапуск при старте системы. Тут уж на свой вкус, но полезно помнить об идеальном правиле — любое действие должно выполняться в один клик мышью.

 Шаг третий — приводим в порядок саму систему, настраиваем производительность, оптимизируем файловую систему, осуществляем точную доводку «под себя». Это отдельный разговор, да и статей на эту тему в Hard'n'Soft было предостаточно. Потому перейдем к менее очевидным решениям.

 

Электронная почта

 Первым делом необходимо установить для себя правила работы с почтой. Нередка си- туация, когда корреспондент получает по несколько сотен электронных писем в день.

 Во-первых, продумайте, действительно ли необходимо проверять почту каждые 5–10 мин и постоянно отвлекаться на новые письма? Может быть, оптимальнее выделить три-четыре сеанса работы с почтой в день, а в остальное время сосредоточиться на основной задаче? Кроме того, в разгребании входящей почты очень помогают настроенные сортировщики, которые раскладывают корреспонденцию по разным папкам в зависимости от выставленных вами критериев.

 Большинство писем не требует ответа, так как это уведомления от разных интернет-сервисов и обращаться к ним чаще раза в сутки неразумно. А уж сообщения от социальных сетей, онлайн-игр и блогов и вовсе лучше складировать в отдельной папке, и волевым решением запретить себе туда заглядывать, пока не закончены дела. Глядишь, а шаг в сторону избавления от онлайн-зависимости уже сделан.

 Не менее важно обуздать волну спама, которая захлестывает любой публичный адрес e-mail. Здесь тоже следует выбирать по вкусу — или плагин к почтовой программе вроде бесплатного (для домашнего использования) SpamFighter (www.spamfighter. com/Lang_RU) одноименного разработчика, условно бесплатного Agava Spamprotexx (www.spamprotexx.ru) компании «Агава» или онлайн-решения «Яндекса» — «Яндекс-Спамооборона» (so.yandex.ru). В любом случае главное — убрать этот мусор с глаз долой и не тратить на него драгоценное время.

 

Электронные помощники

 Если ваша работа во многом строится именно на использовании электронной почты, тогда можно подключить дополнительные утилиты. Одна из них — плагин для почтовой программы MS Outlook с «высоким» названием Potolook (www.potolook.ru), созданный ООО «Позитик». Что этот модуль нам дает? Во-первых, настраиваемые шаблоны, чтобы писать и отвечать на письма было быстрее и удобнее. Во-вторых, инструменты для корпоративной почты и работы в области техподдержки — шаблонные ответы на часто задаваемые вопросы, автоматический выбор учетной записи при работе с определенной папкой, массовая персонифицированная рассылка писем и пр. Ну и, в-третьих, работа с вложениями: их сжатие, сохранение и просмотр.

 Программа легко устанавливается, обладает русским интерфейсом и проявляется как дополнительная панель в Outlook. Довольно удобна в работе, несмотря на цену в 500 целковых за персональную лицензию и 1000 руб. — за лицензию «Бизнес». Но пробным периодом в 10 дней все же рекомендуем воспользоваться и уже потом решать судьбу такого помощника.

 Тем более что есть с чем сравнить: пакет MAPILab Toolbox (www.mapilab.com/ ru/outlook/toolbox), подготовленный в MAPILab, представляет собой 18 надстроек над стандартным Outlook в одной оболочке. Среди них есть и весьма оригинальные, например File Fetch, которая организует автоматическое получение файла по запросу. С его помощью можно организовать удобный сервис — достаточно выслать на адрес компании письмо с меткой «прайс», и в любое время дня и ночи сервер пришлет документ. А если подумать, то найдется и другое применение: кто из нас не забывал нужный в работе документ на домашнем компьютере?

 Бывают неприятности и другого рода: письмо партнеру написали, а прилагающийся файл прикрепить забыли. Мини-компонент Attachments Forget поможет избежать такого недоразумения — он просматривает текст письма на предмет ключевых слов вроде «см. вложение» и, если аттачмент прикрепить забыли, напомнит об этом перед отправкой. Мелочь, а приятно.

 Ну а непосредственно автоматизацией работы занимается компонент «E-mail Scheduler», который отправляет письма по заранее заданному расписанию. При этом можно задавать программе путь к папке, откуда забирать файлы и прикладывать их к письму. Очень полезно в случаях, когда в конце недели нужно отправлять отчет или рассылать расписание.

 В случае если провайдер ограничивает количество отправленных за раз писем, будет полезен компонент Batched Mail: он позволяет создавать очередь отправки писем с учетом ограничений провайдера и тем самым избегать ошибок и неотправленных писем. Для важных писем можно задать приоритет отправки.

 При обучении новых сотрудников будет незаменимым компонент Send if approved: вместо немедленной отправки письма он помещает его в указанную папку, из которой оно уйдет только после проверки компетентным сотрудником. Такой нехитрый подход может помочь избежать многих недоразумений с неопытными сотрудниками, находящимися на испытательном сроке.

 Остальные компоненты можно найти на сайте MAPILab Toolbox, всего их около 20. Правда, цена на продукт тоже ощутима — 700 руб. на один компьютер.

 

Органайзеры

 Помимо почтового клиента, MS Outlook неплохо справляется с функцией органайзера. В частности, имеет довольно удобный встроенный календарь-планировщик. Одна беда — сервис публикации онлайн-календаря не очень удобный, а хорошей синхронизации с другим популярным календарем, от Google (calendar.google.com), долгое время не было. Теперь в этом деле есть замечательный помощник — Google Calendar Sync (www.google.com/support/calendar/bin/ answer.py?answer=98563). Маленькая и совершенно бесплатная утилита возьмет на себя заботу сверять записи в обоих календарях и обеспечит вас всегда актуальным расписанием.

 Понятно, что без четкого планирования деятельности в деле управления своим временем не обойтись. И если стандартного MS Outlook недостаточно, то на помощь приходят разработчики альтернативных программ.

 Одна из таких — LeaderTask (www.leadertask.ru) компании «Алмеза», мощный инструмент планирования задач и проектов. Внешний вид здорово напоминает все тот же почтовый клиент от Microsoft, а вот возможностей гораздо больше. Задачи можно выстраивать в древовидные структуры и назначать им приоритет. Проекты выделены в отдельную зону и могут включать в себя много заданий, исполнителей и сроки выполнения.

 Программа поддерживает основные методологические подходы тайм-менеджмента Getting Things Done Дэвида Аллена и «Тайм-драйв» Глеба Архангельского. Доступна статистика работы и хронометраж, с помощью которого можно отследить, на что реально тратится время. Ну и, конечно, десяток других возможностей: фильтрация по параметрам («Важное», «Срочное», «Работы по проекту»), синхронизация со всем чем можно, почтовый клиент, отчеты, версия для Windows Mobile, отсутствие привязки к реестру, а следовательно, портативность и т.д. На декабрьском диске-приложении эту программу разработчик преподнес нашим читателям в качестве новогоднего подарка.

 Другое решение подойдет для любителей минималистического дизайна. Программный продукт MyLifeOrganized компании MLO порадует всех перфекционистов скрупулезным подходом к планированию жизни. Можно создавать проекты, наполнять их задачами, назначать время выполнения, определять зависимости задач перед собой и, как итог, получать готовое расписание To Do, выполняя которое, все дела будут сделаны и ничего не отложится в долгий ящик.

 Программа очень проста в освоении, удобна и имеет русский интерфейс. Страницу для русскоязычных пользователей можно найти по адресу: www.mylifeorga-nized.net/shop/ buyrus.htm.

 Там же и специальные цены для России: 25 долл. за версию для ПК. За отдельную плату можно приобрести версии для популярных платформ мобильных устройств. Студентам дневного отделения — скидки.

 

Автоматизация действий

 Помимо вышеописанных действий, надо обратить внимание на целый пласт других задач, которые мы выполняем изо дня в день по одному и тому же алгоритму.

 xStarter (www.xstarter.com) разработчика xStarter Solutions — одна из самых популярных программ в своем роде в немалой степени потому, что для русскоязычных пользователей она бесплатна и обладает русским интерфейсом. Но главная причина, конечно же, в том, что она объединяет в себе практически все средства автоматизации, которые можно придумать в среде Windows. Здесь и запуск задач по времени (а также по расписанию, по действию пользователя или системы и даже по результату действия другого приложения!), и напоминания, и даже макросы!

 Есть в программе и раздел помощи с примерами и пояснениями, но обойтись можно и без документации, потому что интерфейс прост и понятен. После установки xStarter сворачивается в иконку Панели задач и всегда доступен оттуда.

 Так для чего же можно использовать xStarter в условиях офисной работы? Во-первых, с ее помощью можно автоматизировать резервное копирование документов и электронной почты. Все очень просто настраивается для запуска по расписанию. Во-вторых, это работа в Интернете. Вы можете настроить автоматизацию работы с файлами через FTP и HTTP, с электронной почтой. Это будет полезно для создания ежедневных отчетов и выгрузки их на сервер, автоматических оповещений и др. В-третьих, это макросы, то есть заранее записанная последовательность действий, операций, движений мышью. Такие комбинации можно сохранять, а затем воспроизводить по таймеру или расписанию, как будто за компьютером сидит пользователь.

 Гораздо интереснее, что все возможности программы можно объединять в единый комплекс операций. Более того, с помощью условных операторов можно настраивать те или иные действия по событиям и результатам работы других задач. При этом знания в области программирования не требуются вовсе, потому что каждая задача состоит из набора фиксированных действий вроде «запуск задачи», «вывод сообщения на экран» и т.п. Далее остается только настроить действие в диалоговом окне и — готово!

 Более того, программа предусматривает компиляцию задач, то есть создание исполняемого EXE для переноса на другой компьютер и выполнения там. Причем пользователь другой машины сможет изменять некоторые специфические параметры.

 Программа идеально подходит и для использования администраторами офисных локальных сетей. Поскольку, например, умеет вводить логи, автоматически высылать их по нужному адресу, а при возникновении ошибок даже прикладывать скриншоты. Да и вообще, использование xStarter подразумевает некоторое творчество. Из предложенных «кубиков» можно собирать практически бесконечное количество комбинаций и автоматизировать все что угодно. Тем более что есть и серверная версия xStarter Web Pilot (www.xstarter.com/rus/web-pilot.html), которая предполагает удаленное управление и запуск задач, в том числе при неактивном пользователе на удаленной машине, содержит интегрированный HTTP-сервер и умеет создавать серверные скрипты.

 Аналогичные разработки по автоматизации действий есть и у других авторов. Очень хорошая утилита получилась у программистов AutomationBox. Программа, ориентированная на быстрое достижение результата, называется Mouse Robot (automationbox.com). Главная особенность заключается в интересной системе распознавания функциональных элементов экрана и их захвате. Это делается автоматически при создании «шага» — красная рамочка подсвечивает ту область, на которую в следующем шаге мы кликнем или куда введем текст, нужно только нажать для подтверждения. Как следствие — решается важная проблема привязки автоматизируемого элемента к позиции на экране. То есть программа запоминает не место, куда нужно кликнуть, а объект действия. В итоге макросы получаются более универсальными и естественными.

 В справке к продукту на русском языке подробно разобраны все возможности программы и даже есть несколько примеров типичных задач. Главное, при пользовании Mouse Robot почувствовать себя немного программистом и хорошо продумать алгоритм действий — это залог эффективного макроса практически для любой задачи в среде Windows!

 Ознакомиться с программой можно будет только в течение 28 дней. Дальней- шее использование обойдется в 600 руб. Однако можно получить и бесплатный ключ, если заполнить анкету на сайте разработчика.

 Вероятно, большинству пользователей хватит ускорения самых простых действий: посещение определенных сайтов, запуск часто используемых приложений, вставка в документы кусков заранее заготовленного текста. В таком случае можно обратить внимание на программу ActiveWords (www.activewords.com) компании ActiveWord Systems, Inc., Буза Буггемана (Buzz Bruggeman) и Пете Велдона (Pete Weldon). Ее суть вообще проста, как все великое, — заранее задаем несколько активных слов, появление которых в тексте дает знак утилите вставить в это место вашу подпись, реквизиты компании и т.п. Программа создает свой небольшой тулбар с полем для ввода команды. С помощью активных слов можно ускорить запуск приложений, папок, сайтов или даже создать цепочку действий с помощью скриптов.

 Вот такой очень простой, но эффективный инструмент экономии времени. Следуя принципу «Время — деньги», программа ведет статистику и считает ваши сэкономленные кровные.

 Заодно старается оправдать потраченные на лицензию деньги — 50 долл. Хотя можно воспользоваться бесплатной версией, ограниченной только 30 активными словами.

 

Удаленное администрирование

 Ну и заключительный этап тайм-менеджмента — это экономия на перемещениях. Программы для удаленного управления ПК существуют давно и активно используются системными администраторами и программистами, в ведении которых находится несколько компьютеров, так что периодически им приходится работать то с одной, то с другой машиной.

 В условиях офиса удаленное управление поможет сэкономить время на беготне по этажам, если надо помочь с проблемами технического плана или проконсультировать сотрудника. А руководитель может всегда держать под контролем работу своих подчиненных, разумеется, с их ведома и согласия. Может, это и не слишком этично, но порой просто необходимо.

 Remote Administrator (Radmin) 3.4 (www.radmin.ru) фирмы «Фаматек» — одна из самых популярных среди русскоязычных пользователей программа данного класса. Она имеет все необходимые средства для управления удаленным ПК и очень проста в настройке. С помощью Radmin можно передавать файлы, полностью управлять компьютером или только наблюдать за его работой, соединяться по протоколу telnet, а также использовать файловый менеджер, при помощи которого реально передавать файлы с одного ПК на другой.

 На диске-приложении к этому номеру журнала вы найдете специальную полугодовую версию легендарной системы.

 Есть и бесплатные приложения подобного типа, в частности свободно распространяемая UltraVNC 1.0.8 (www.uvnc.com). В этой утилите хорошо организована детальная настройка серверной части. При желании можно замаскировать присутствие наблюдающей программы на машине пользователя и запретить ему закрывать модуль в случае обнаружения. Можно добиться и полного режима «Стелс» — пользователь не сможет понять, что за ним наблюдают, если в его работу не вмешиваться. Но он должен быть заранее уведомлен, что такой контроль возможен, и дать на него свое согласие. Такой контроль направлен, понятно, против нерадивых сотрудников, которые норовят заниматься посторонними делами вместо работы.

 Иногда встречаются программы не совсем обычной архитектуры. Например, созданная LogMeIn, Inc. утилита RemotelyAnywhere 10 (remotelyanywhere.com) состоит всего из одной части, которую надо установить на компьютере, где осуществляется мониторинг. А роль клиента выполняет обычный браузер. Это делает возможным удаленное администрирование с любой машины, даже с той, где установить свое ПО невозможно, например в чужой сети или на публичном компьютере. При этом разработчики не забывают о безопасности, так что конфиденциальность подключения обеспечивается NTLM-аутентификацией, защищенной 1024-битовым ключом.

 За такие «вкусные» возможности, правда, придется выложить 199 долл., что, впрочем, вполне приемлемо для компаний, в которых действительно необходимо иметь доступ к корпоративному компьютеру везде, где есть Интернет и подходящий ПК с браузером.

 

Есть ли смысл?

 Возвращаемся к вопросу в самом начале статьи: имеет ли смысл внедрять в рабочий процесс элементы оптимизации? Мы считаем, что да. Правда, делать это надо с оглядкой на собственные потребности и учитывая побочные расходы — времени и денег — на выстраивание нового рабочего процесса. Также надо понять, для чего вы хотите освободить время и как им распорядиться. И еще: определите для себя, сможете ли вы существовать, ограниченные излишне четким расписанием? Ведь жизнь и работа должны быть прежде всего в удовольствие.


Назад в раздел

Текст сообщения*
Защита от автоматических сообщений

Читайте также