Soft

12.04.2011 Автор: Алексей Гладкий Версия для печати

Обзор программ электронного документооборота

Словосочетание «электронный документ» уже давно ни у кого не вызывает ни удивления, ни вопросов. Перенос деловой корреспонденции из пыльных папок в локальные компьютерные сети стал рядовым событием. Бюрократическая составляющая работы многих предприятий полностью или частично интегрирована в виртуальную среду, и многие уже стали забывать, как выглядит какая-нибудь служебная записка на бумажном носителе.


В этом ничего необычного нет. Электронный документооборот позволяет экономить время, повышает комфорт и удобство работы, снижает трудоемкость, а вероятность ошибки по причине пресловутого человеческого фактора стремится к нулю. При этом требования к аппаратному парку предъявляются вполне приемлемые, а уровень компьютерной грамотности пользователей может находиться где-то в пределах среднего.  В общем, ничего сверхъестественного.

 Жизненный цикл любого документа состоит из нескольких этапов: создание, оформление, регистрация, согласование, обсуждение, утверждение, принятие к исполнению, проведение, сдача в архив и т.д. Причем их перечень может меняться в зависимости от конкретной ситуации. Каждый этап в обязательном порядке фиксируется, и в пределах своей компетенции его санкционируют конкретные люди — на практике это оформляется визированием (подписью). Хранение документации должно быть систематизировано — в зависимости от специфики, назначения и прочих факторов. Обычно для этого используются папки, каталоги, разделы и т.п. И, безусловно, одной из важнейших функций делопроизводства является обеспечение сохранности документации.

 Все перечисленные, а также многие другие задачи успешно решаются с помощью специализированных программных средств, которые в широком ассортименте представлены на рынке. С некоторыми из систем электронного документооборота (СЭД) мы познакомим вас в данной статье.

 

«Регистрация документов организации» 3.4

Разработчик: ООО «Аракс Групп»

Веб-сайт: www.araxgroup.ru

Дистрибутив: 11 Мбайт

Условия распространения: Freeware

 Бесплатная удобная программа от известного российского разработчика. Все просто и понятно, предварительная подготовка пользователей не требуется, аппаратные требования скромны. Правда, для работы необходимо наличие библиотек MS Visual Fox Pro 9.0, но их можно скачать на сайте программы по ссылке www.araxgroup.ru/libs9X.exe.

 Одна из фишек состоит в том, что продукт можно эксплуатировать от имени разных компаний. Кликните на «Выбор организации», введите в справочник все конторы, по которым вы намерены вести документооборот, и двойным щелчком выберите ту из них, с которой будет вестись работа в текущем сеансе. Но вначале просмотрите и при необходимости отредактируйте параметры настройки («Сервис / Параметры программы»).

 Перед началом работы заполните основные справочники — собственных и сторонних организаций, сотрудников, носителей информации, типов документов и др. В принципе, это можно делать и в процессе эксплуатации программы, но рекомендуется указать необходимый минимум сведений заранее, чтобы не отвлекаться впоследствии. В данном случае справочник — это хранилище (каталог) основной информации, на которой будет строиться вся последующая работа. В частности, при вводе документа указывается его тип, носитель, получатель и целый ряд иных реквизитов. И большинство из них берется из базы данных.

 Чтобы приступить к работе с документами, кликните на пункте меню «Регистрация». Это и есть основной режим эксплуатации программы. В открывшемся окне отображается журнал сформированных и сохраненных ранее документов. Для каждой позиции списка показывается информация, достаточная для идентификации позиции: входящий номер, дата, носитель и прочие сведения.

 Все документы изначально разделены на три категории: «Входящие», «Исходящие» и «Внутренние». Для открытия требуемого списка выберите соответствующую вкладку в окне журнала. Принцип работы при этом существенно не меняется, отличается лишь перечень отображаемых реквизитов.

 Чтобы ввести новый документ, нажмите кнопку «Добавить», а чтобы просмотреть или отредактировать имеющийся — кликните по нему мышью и нажмите на «Карточку». В любом случае открывается окно, в котором выполняются все дальнейшие действия. Для избавления от ненужных, отработанных и устаревших документов используйте кнопку «Удалить».

  Если журнал содержит много позиций (что вполне естественно, ведь некоторые конторы могут работать с огромным числом документов), имеет смысл их отфильтровать. В частности, можно оставить в списке данные только за определенный период времени. Или отобрать документы по типу и обращаться, например, только к отчетам или договорам. Чтобы снять фильтр и вернуться к полному перечню, нажмите кнопку «Все записи» или просто очистите условия отбора.

 Стоит отметить также возможность быстрого поиска документов в журнале. Это актуально при работе с большими объемами данных, когда требуемую позицию в длиннющем списке найти практически невозможно. Здесь же для этого достаточно нажать кнопку «Поиск» и указать требуемые условия. Чтобы ускорить и конкретизировать процесс, можно задать расширенные параметры: тип, носитель, дата, номер, отправитель и др.

 Поскольку многие документы требуют реагирования в течение определенного времени, в программе реализована возможность контроля по дате. Смысл в том, что при наступлении указанного момента вы автоматически получите соответствующее напоминание. Для этого откройте карточку, в поле «Дата контроля» введите требуемое значение и установите расположенный справа флажок.

 Вы можете за каждым документом закрепить неограниченное число ответственных лиц, причем они могут быть как первого, так и второго уровня. Это еще одна изюминка программы, которая выгодно отличает ее от многих конкурентов. Для назначения ответственных используйте соответствующие кнопки в карточке. Там же можно определить и список пользователей, которые могут работать с этим документом. Эти нехитрые приемы позволяют обеспечить надежную защиту от несанкционированного и неквалифицированного редактирования.

 Если документ требует резолюции, укажите ее в карточке путем выбора из соответствующего справочника. В противном случае параметр не заполняется.

 Чтобы распечатать документ, кликните по нему мышью и нажмите кнопку «Печать». Кстати, в программе реализована возможность предварительного просмотра.

 И, конечно, нельзя не отметить удобный механизм формирования отчетов. Вы можете получить и распечатать список обработанных или просроченных документов, перечень исполнителей и др. Нужно лишь щелкнуть мышью по кнопке «Отчеты» и в открывшемся окне выбрать требуемый вариант.

 Резюме: можно сказать, что «Регистрация документов организации» — вполне добротный продукт. Вряд ли данная программа позволит автоматизировать весь документооборот крупного холдинга, но для малых и средних предприятий — то что надо. К тому же бесплатно!

 

«Мастер-Док» 3.0.5.14

Разработчик: компания «Master Group»

Веб-сайт: www.master-doc.ru

Дистрибутив: 50 Мбайт

Условия распространения: Trial (от 3350 руб.)

 Программа «Мастер-Док» разработана с учетом MoReq 2 — «Типовых требований к автоматизированным системам электронного документооборота», принятых Евросоюзом. Среди прочих достоинств выделим дружественный интерфейс, удобный инструментарий и широкие функциональные возможности. Благодаря этим, а также другим качествам данная СЭД успешно справляется с задачей автоматизации электронного документооборота на современном предприятии.

 «Мастер-Док» имеет клиент-серверную архитектуру, для хранения данных используется СУБД Microsoft SQL Server. Все документы шифруются, что исключает возможность несанкционированного к ним доступа. При этом защита обеспечивается с помощью HASP-ключа.

 Характерной особенностью «Мастер-Дока» является то, что информация о процессах, структуре и документах предприятия представляет собой единую систему и выводится в главном окне. Программа отличается хорошей настраиваемостью — ее легко адаптировать к нуждам конкретного предприятия без перепрограммирования и прочих сложностей.

 Организация электронного документооборота строится по следующему алгоритму. Вначале нужно сформировать структуру предприятия и определить список пользователей, работающих в программе. Далее следует составить перечень папок, в которых будут храниться документы. Его впоследствии вполне реально подредактировать или дополнить, но основные каталоги («Входящие», «Внутренние» и др.) рекомендуется предусмотреть заранее.

 Следующий важный этап — заполнение справочников. Их в этой программе несколько, и доступ к ним осуществляется с помощью соответствующих команд главного меню. На основании содержащейся в справочниках информации базируется весь дальнейший процесс ведения электронного документооборота. Возможно, поначалу не все из них будут задействованы, но ввести исходные данные о пользователях, организациях и статусах, а также сформировать штатное расписание необходимо в любом случае.

 Особо хочется отметить справочник действий. Во многих программах-конкурентах аналогичные механизмы либо ограничены, либо реализованы чисто номинально. Здесь же мы имеем возможность максимально детализировать информацию о любом действии, которое может быть совершено с документом. То есть не просто указать, что он согласован, отправлен или утвержден, но и подробно объяснить — почему. Например, если документ отклонен — вы еще на стадии заполнения справочника можете пояснить, что при этом он возвращается на предыдущий этап своего жизненного цикла и требуется наличие замечаний, а вот резолюция необязательна.

 При желании можно выполнить предварительную настройку отчетов с помощью соответствующего мастера, вызываемого из меню «Сервис». Но учтите, что в демоверсии эта функция отключена.

 Чтобы ввести в программу новый документ, нажмите Ctrl+N или задействуйте соответствующую команду главного меню. Откроется карточка — многофункциональное окно, в котором вводится вся необходимая информация. В частности, указывются категория, реквизиты, название организации и подразделения, текущий статус и уровень, формируется маршрут и т.д. То есть в карточке находит свое подробное отражение каждый этап жизненного цикла документа.

 А вот еще одна изюминка программы. Каждый документ можно хранить в разных версиях, с указанием авторов всех вариантов. Например, один сотрудник создает доклад, другой — дополняет, третий — сокращает, четвертый — согласовывает и т.д. В таком случае в карточке будет представлен полный перечень версий, и вы всегда можете просмотреть любую из них. Это позволяет безошибочно определить, когда и кем доклад редактировался, дополнялся, утверждался и т.д., то есть у каждого действия будет свой ответственный.

 В программе реализована возможность создания новых объектов на основании уже имеющихся. Это актуально, когда большинство параметров старого и нового документов совпадают. Например, вы формируете служебную записку, которая полностью копирует имеющийся аналог, за исключением строго индивидуальных реквизитов (номер, дата и т.п.). В этом случае выберите в списке документ-источник, выполните соответствующую команду главного меню — и вам останется лишь внести небольшую правку. Все будет готово после нажатия кнопки ОК.

 Чтобы быстро найти документ в большом списке, используйте механизм поиска. При этом можно задавать все основные реквизиты (дата, номер, организация, статус, категория и др.). В целом настройка и процесс поиска являются стандартными.

 Резюме: программа удобна и способна решать все основные задачи. Правда, хотелось бы больше сервисных функций, а также дополнительной аналитики — но ведь ничего идеального нет, не так ли?

 

«Евфрат» 15.1

Разработчик: Cognitive Technologies

Веб-сайт: www.cognitive.ru

Дистрибутив: 611 Мбайт

Условия распространения: Trial (от 9000 руб.)

 Теперь давайте знакомиться с одним из самых распространенных и продвинутых решений в области автоматизации электронного документооборота. Программа «Евфрат» от компании Cognitive Technologies — мощный многофункциональный продукт, давно и прочно удерживающий одну из лидирующих позиций в своей сфере. Распространяется условно-бесплатно, для получения ссылки на демоверсию достаточно заполнить анкету на сайте разработчика.

 Программа имеет клиент-серверную архитектуру, в дистрибутив входят обе части. Эксплуатация подразумевается в многопользовательском варианте, но можно работать и на одном компьютере. В последнем случае вначале нужно установить серверную часть программы, а затем — клиентскую.

 Возможности «Евфрата» предусматривают полную и всеобъемлющую автоматизацию электронного документооборота на предприятиях любых размеров и форм собственности. Под управлением программы делопроизводство компании представляет собой единый неделимый механизм, в котором каждый элемент находится на строго отведенном ему месте. Все производимые с документами действия строго регламентированы, под любым из них «подписывается» конкретный пользователь.

 В данной СЭД имеется собственная электронная почта. Она предназначена для ведения переписки с другими пользователями «Евфрата», причем не требует предварительной настройки. В частности, вам необязательно создавать учетные записи, вводить POP- и SMTP-сервер и пр. Процесс предельно упрощен: для создания почтового сообщения нажмите Ctrl+M, в открывшемся окне укажите пользователя-получателя, тему и введите текст письма. Кликните «Отправить» — и, собственно, все! При этом можно запросить подтверждение доставки или задействовать другие «примочки», характерные для e-mail.

 Также электронная почта используется для автоматического напоминания о наступлении срока исполнения тех или иных документов. Например, если вы должны до 10 марта 2011 г. отреагировать на служебную записку или обновить отчет — в этот день получите соответствующее сообщение, если, конечно, не сделали этого ранее.

 В программе по умолчанию создан перечень системных папок для хранения почтовых сообщений и документации. Они формируются автоматически в процессе установки и называются системными. Вы не сможете их переименовать, переместить или удалить. Но создавать новые каталоги разрешено — они именуются пользовательскими и автоматически помещаются в папку «Мои документы». С ними можно выполнять любые действия. В системные папки «Входящие» и «Исходящие» помещаются сообщения электронной почты, в остальных содержатся прочие документы в зависимости от статуса, вида или этапа жизненного цикла. Отдельный каталог предназначен для автоматического сохранения последних результатов поиска, ну а в «Корзину», понятно, попадают все удаленные объекты.

 Вы можете сами создавать документы, но они будут поступать к вам и от других пользователей — на согласование, рассмотрение, контроль и т.д. Кстати, все они, включая сообщения электронной почты, хранятся на сервере, и вы лишь имеете к ним доступ из соответствующих папок.

 Чтобы создать документ, нажмите Ctrl+N или выполните соответствующую команду в главном меню. Вам будет предложено выбрать поток для регистрации («Входящие», «Внутренние», «Служебная записка», «Договор» и др.), после чего отобразится окно ввода. Для заполнения предлагается масса параметров, но обязательными являются лишь некоторые из них: дата регистрации, тип документа, краткое содержание и др. Также должен быть указан номер, но он генерируется автоматически при сохранении данных. А вот его префикс можно выбрать из раскрывающегося списка.

 По мере прохождения этапов жизненного цикла документа в него вносятся соответствующие изменения. Указываются рецензенты, ответственные, вводятся замечания и дополнения и т.д. При этом за каждый этап отвечает конкретный пользователь. Может производиться увязка с другими документами (например, служебная записка — с приказом), осуществляться передача на контроль ответственному лицу.

 Допускается хранение дополнительной информации во внешних файлах. Например, сам отчет или доклад представлены в программе, но исходные данные для его составления лежат отдельно. В этом случае откройте карточку документа и в соответствующем поле сформируйте список присоединенных файлов (в нем может быть и одна позиция). Любой из них в дальнейшем можно будет просмотреть — для этого кликните по нему мышью и нажмите кнопку «Показать».

 В программе реализованы широкие возможности для формирования разнообразных отчетов по делопроизводству. Они выводятся в форматах DOC, HTML, RTF или XLS — по выбору пользователя. В меню «Отчеты» укажите подходящий вариант, затем определите параметры (нужно задать период времени и поток регистрации) и нажмите ОК. Затем выберите формат — и через пару секунд на экране отобразится готовый отчет.

 «Евфрат» автоматически обновляет информацию с сервера. Периодичность данной операции указывается в настройках («Сервис/Параметры»). По умолчанию предлагается делать это каждые 30 мин. Но при необходимости можно актуализировать данные на конкретный момент времени с помощью команды «Сервис / Обновить информацию с сервера».

 Резюме: «Евфрат» — программа, которая может все. Или почти все. В любом случае в том, что делопроизводство компании и все канцелярско-бюрократические процедуры попадают в надежные электронные руки, можно не сомневаться.

 

«1С:Документооборот» 8.2

Разработчик: ЗАО «1С»

Веб-сайт: www.1c.ru

Дистрибутив: 8 Мбайт

Условия распространения: Trial (от 5200 руб.)

 Ну и, конечно, нельзя обойти вниманием знаменитую «1С». Известный производитель не остался в стороне от современных тенденций и вывел на рынок продукт, специально предназначенный для автоматизации делопроизводства и ведения документооборота.

 Стоит отметить, что интерфейс и инструментарий «1С:Документооборот» 8.2 значительно отличается от предыдущих версий. Сейчас окно программы включает в себя три панели — разделов, навигации и действий. Привычное главное меню отсутствует, лишь по стрелке в левом верхнем углу можно открыть перечень знакомых пунктов — «Файл», «Правка», «Сервис» и др., содержащих служебные функции. Самые актуальные задачи и команды можно вывести на Рабочий стол — раздел, откуда к ним будет обеспечен быстрый доступ.

 В целом алгоритм ведения делопроизводства осуществляется следующим образом. Вначале в разделе «Настройка и администрирование» нужно просмотреть и, если надо, отредактировать параметры работы программы. Далее следует ввести исходные данные в справочники и классификаторы. В частности, таким образом формируется список видов документов, номенклатуры дел, исполнителей и др. Эти данные можно добавлять и в процессе эксплуатации СЭД, но необходимый минимум информации рекомендуется ввести заранее, чтобы впоследствии не отвлекаться от основной работы.

 В разделе «Настройка и администрирование» особое внимание уделите режиму «Настройка программы», вызываемому из панели действий. Помимо прочего здесь определяется общая стратегия ведения документооборота. Вы можете ввести данные о предприятии, определить содержимое некоторых разделов программы (например, отключить использование резолюций, задействовать журнал передачи и т.д.) и выставить основные настройки.

 Ключевой раздел программы — «Документы и файлы». Именно здесь ведется электронное делопроизводство. Все документы разделены на три категории — «Входящие», «Исходящие» и «Внутренние». Выбор осуществляется с помощью соответствующей ссылки в панели навигации. Чтобы ввести новый документ, откройте требуемую категорию и нажмите Insert или кнопку «Создать». Чтобы отредактировать имеющийся, дважды щелкните на нем мышью. В любом случае откроется окно, в котором выполняются дальнейшие действия. Его содержимое зависит от категории документа: например, для входящих предлагается один набор параметров, для внутренних — другой. Но в целом порядок действий во многом аналогичен.

 Внутренние документы можно хранить в тематических каталогах. Это очень удобно, поскольку позволяет систематизировать весь процесс. Например, документы отдела продаж хранятся в одной папке, кадровой службы — в другой, секретариата — в третьей. При этом можно использовать несколько уровней вложенности, тем самым формируя иерархический список каталогов. Чтобы создать новую папку, выберите соответствующую команду в меню «Все действия» или кнопку на инструментальной панели.

 Дополнительную информацию можно хранить во внешних файлах. В окне редактирования документа для этого предназначена отдельная вкладка. Нажмите в ней кнопку «Добавить» и в открывшемся окне укажите путь к требуемому файлу. Потом вы сможете его открыть прямо на данной вкладке, задействовав пункт «Просмотреть».

 Для работы с файлами имеется также отдельная категория, открываемая по соответствующей ссылке в панели навигации. Здесь они уже не привязываются к конкретным документам, а просто сортируются по папкам, из которых к ним и осуществляется доступ.

 В них обычно хранится информация общего характера, а также документы, которые не требуют согласований, утверждений и т.п. либо уже прошли все этапы и изменения. Например, в папке «Корпоративные мероприятия» могут лежать файлы «Сценарий праздника», «Приглашения гостям» и «Смета расходов на Новый год». В каталоге «Кандидаты» удобно хранить резюме, образцы работ и отчеты о прохождении испытательного срока претендентов на вакантные должности.

 Одной из сильных сторон «1С:Доку-ментооборота» по праву считается механизм формирования отчетности. В отличие от многих подобных систем, здесь они легко настраиваются, прекрасно читаются и при этом высоко информативны. Вы можете создавать отчеты по всем категориям документов и по внешним файлам, зарегистрированным в программе. Быстро и легко формируются справки об объеме делопроизводства, разнообразные сводки, журнал передачи по исполнителям и др. Вывод отчета на печать осуществляется с помощью Ctrl+P.

 Резюме: бренд говорит сам за себя. Программа успешно справляется с делопроизводством любого предприятия, не знает ограничений по объему документооборота и может обмениваться данными с другими конфигурациями «1С». Вот только насчет демоверсии вам придется договариваться непосредственно с разработчиком, поскольку в открытом доступе ее нет.

 

Заключение

 Подведем краткие итоги. Каждый продукт, безусловно, заслуживает внимания, а потому имеет свой круг почитателей. Но особо хотелось бы выделить «Евфрат»: эта программа многофункциональна, надежна, понятна и удобна в эксплуатации. Неудивительно, что она по праву считается одним из основных конкурентов «1С:Документооборота», который относится к числу признанных лидеров.

 Что касается остальных продуктов, то это программы примерно одного класса: какие-то недостатки с лихвой перекрываются имеющимися преимуществами. Выбирайте и пользуйтесь!


Назад в раздел

Текст сообщения*
Защита от автоматических сообщений

Читайте также