Soft

Система тайм-менеджмента

Getting Things Done (сокращенно — GTD, по-русски — «Как привести дела в порядок» или «Как доводить дела до конца») — метод тайм-менеджмента, созданный Дэвидом Алленом и описанный в одноименной книге.   GTD основан на принципе, гласящем, что человек должен освободить свой разум от текущих задач, перенеся их на внешний носитель. Таким образом разум освобождается от запоминания того, что должно быть сделано, и может сконцентрироваться на фактическом выполнении самих задач.   В данной статье мы будем рассматривать GTD как технологию потоковой обработки действий с целью достижения максимальной личной продуктивности на основе устранения излишней ментальной нагрузки и наведения строгого порядка во внутренней (компьютерные данные) и внешней (бумаги) личной информационной модели.


В этой серии статей, посвященной тайм-менеджменту, я не буду:

  • ссылаться на 738 книг по вопросу управления временем;
  • мучить вас матрицей Эйзенхауэра, методом Франклина, хронометражем Любищева, приоритизацией, кайро-сами и тайм-гастрономией от «лягушек» до «слонов»;
  • сообщать об известных, но, к сожалению, не работающих методах борьбы с прокрастинацией (откладыванием) и ленью;
  • предлагать никаких Мотиваций и Больших Жизненных Целей.

Я даже не сообщу вам веско и значительно, что это не время проходит мимо нас, а мы проходим мимо времени (хотя это очень умная мысль).

Вместо этого представим себе, что вы менеджер среднего звена или (тем хуже для вас) владелец небольшого бизнеса. И задача состоит НЕ в том, чтобы, раскинувшись на диване, убедить себя делать хоть что-нибудь, а чтобы в кровавой схватке с навалившимися проблемами не дать умереть вашему бизнесу, вашему браку («Черт бы побрал твою работу! Ни мужа, ни денег!»), не дать умереть любви к жизни, уважению к себе. Не дать погибнуть вашей Главной Мечте.

Все не так драматично? Ну что же, вам повезло! А вот у меня некоторое время назад все было именно так. И тогда пришло понимание: спасти только жесткая технология, конвейер обработки-выполнения дел. Успеть выполнить ВСЕ. Не забыть НИЧЕГО. И технология нашлась. Как позже выяснилось, она называется GTD (Getting Things Done) Дэвида Аллена. Теперь этот подход стал знаменитым, а с работами основоположника можно ознакомиться, например, здесь: upr.org.ru.

В нескольких статьях по мотивам GTD я постараюсь не столько останавливаться на теоретических основах этого подхода, сколько представить технологию практического применения. Справедливости ради отмечу, что на сегодня работ по вопросам применения популярной методики просто тьма. И все-таки я точно знаю, что среди вас есть те, которые ИЩУТ. И вдруг они ищут именно ЭТИ статьи?

Главная цель в концепции GTD — избавиться от сильнейшего психологического давления невыполненных дел, достичь гармоничного и расслабленного состояния «кристального сознания», может такого слегка трансового и эйфорического ощущения свободы, «отвязанности», когда производительность возрастает на десятки процентов, а психологическое состояние характеризуется словами «очень комфортное».

Вот с одной из вариаций этой технологии с применением онлайновых сервисов и мобильных устройств я вас и познакомлю. Для простоты в дальнейшем предлагаю называть мой вариант GTD-технологии i-Методикой.

Важное замечание: только, пожалуйста, не будьте слишком серьезны! Многие системы самоуправления (или тайм-менеджмента) малоэффективны не потому, что они плохо проработаны, и даже не потому, что вам не хватает мотивации. К сожалению, самая большая проблема этих систем — они крайне трудоемки. Если все движения по поддержанию системы управления превышают 20–30 мин в день, она неизбежно обречена.

Ситуация развивается всегда одинаково: сначала горящие глаза новообращенного, познавшего новую систему тайм-менеджмента: «Я видел Бога! Я теперь знаю, как жить!» Затем применение в течение недели: «Эта штука действительно работает! Грандиозно!»   

Потом проходит месяц: «Да, это вещь, жаль только, у меня столько срочных дел, что не всегда есть возможность...» Проходит два месяца: «Да, нормальная система, но что-то у меня не пошла. Наверное, просто не хватает воли...»

 Поэтому, если у вас «не пошла» очередная система тайм-менеджмента, сделайте пять  простых шагов:

  1. положите на стол чистый лист бумаги
  2. возьмите в руки карандаш
  3. напишите список того, что нужно сделать в этот день
  4. обведите кружочками самое важное
  5. выполнили — вычеркните

 И запомните, что вы никогда не будете управлять своим временем, по системе или без таковой, если не будете планировать. Это правда, тяжелая, но правда. Планирование в самоуправлении — как двигатель и колеса в автомобиле. Остальное — дополнения и дизайн.

 Молоток и роза, или годится ли GTD для творческих людей?

Есть мнение, что для творческих работников не подходит система «роторной» обработки действий. То, что для «боевого» оперативного менеджера — смысл деятельности, для творческих работников (писателей, программистов, художников, ученых и т.д.) — унылая повинность.

Ведь для них все это скоростное планирование и разнонаправленные метания от действия к действию — всего лишь отвлекающая от «настоящей работы» рутина. Они, конечно, отдают себе отчет, что какую-то долю времени придется отдавать на решение организационных, финансовых, бытовых вопросов… Но как при этом не уничтожить собственную продуктивность? Ведь эти проблемы отвлекают, роятся, как надоедливые мухи... Хорошо было Льву Николаевичу — у него имелась для решения нетворческих проблем Софья Андреевна. А что делать остальным?

Существуют простые правила, способные, так сказать, скрестить ужа с ежом. Они сформулированы в статье одного ученого-теоретика, настоящего теоретика — академического математика Кэла Ньюпорта (вот ссылка: is.gd/kzHBQ). Сам г-н Ньюпорт, кстати, фанат GTD, и его версия дополняет и модифицирует базовый подход.

Основываются правила на вполне здравых и простых положениях, а именно:

  • переключения внимания убивают творчество. Если вы не поместите себя в рабочую среду с полным отсутствием отвлекающих факторов, причем на достаточно длительное время, ваш полезный эффект будет заключаться лишь в нагреве воздуха собственной головой;
  • нельзя заниматься многими проектами одновременно, поскольку ментальная модель с каждым переключением рушится до основания. Соответственно, чтобы ее восстановить, придется возвращаться назад. А это время, время...

Вот вольный пересказ самих правил. В начале каждой недели (или в конце предыдущей) примите решение по одному большому проекту, которым вы будете заниматься в течение недели (в крайнем случае, по двум проектам). Не ведитесь на соблазн сделать везде по чуть-чуть — не выйдет. Чтобы сделать качественную вещь, надо направить всю энергию на единственный проект.

«Вырубите топором» временные «окна» под проект в вашем календаре. Считайте это время неприкосновенным. Заранее позаботьтесь, чтобы на эти временные блоки не могло быть запланировано что-то еще.

Установите для работы в таких временных зонах железные запреты. Не жалейте себя. Это должны быть почти такие же запреты, как на реальных зонах. Не читать. Не лежать. Не получать почту. Никаких блогов и RSS. Никакой еды. Руки за спину... Э-э, что-то я увлекся...

Во время творческой работы ни в коем случае не фиксируйтесь на результате. Процесс — вот что в ней главное. Как только начнете достигать каких-то жестко определенных целей — конец креативу. Суть творчества — гармоническая подстройка подсознания к области исследования, органичное и самопроизвольное построение ментальной модели этой области. Не вырастить розу, пытаясь лишь тянуть росток. Только уколы от шипов ощутите вы на дланях своих... Э-э, что-то я снова увлекся...

Специально для творческих людей i-Методика была немного дополнена и теперь может помочь создавать специальные творческие «железобетонные» блоки. Делать это следует во время еженедельного регламента, а в календаре такие блоки должны выделяться отдельным цветом. Я предлагаю синий. А вы можете выбрать, какой захотите.

Предлагаемая далее серия статей — инструкция по i-Методике, разведенная «водой», поскольку без нее ожидающее вас повествование было бы исключительно сухим и жестким. Итак, приступим.


Назад в раздел

Текст сообщения*
Защита от автоматических сообщений

Читайте также