Soft

18.03.2011 Автор: Михаил Прошлецов Версия для печати

Инструменты i-методики

Чтобы говорить об эффективном применении i-Методики, следует сначала описать среду, в которой она будет действовать с максимальной производительностью. Я не нашел термина, принятого в русском сленге, обозначающего абсолютно мобильного индивидуума, постоянно информационно интегрированного в Сеть, хотя и видел многих таких воочию.


 

Люди матрицы

 Таков, например, мой старший сын. Он не отключается никогда. Непрерывный RSS-twitter-IM-поток круглосуточно омывает его компьютерный парк, состоящий из iPhone, ноутбука Apple MacBook Air и стаи компов на работе. Все это подключено к Сети посредством Wi-Fi-точки доступа в квартире, 4G-адаптера для Yota в машине, 3G/EDGE в мобильных устройствах и выделенной линии на работе.

 Он постоянно общается с помощью коротких сообщений и (реже, ибо это менее эффективно) по мобильнику, пишет статьи на свой сайт, на «Хабр» (www.habrahabr.ru) или другие сетевые издания в любом месте и в любое время. Он объезжает пробки с онлайновым сервисом «Яндекса» и администрирует несколько сетей (между преподаванием на курсах и подготовкой к диплому), причем по большей части удаленно. Слушает в машине записанные на iPhone аудиокниги. Крутит бизнес, оплачивая через PayPal китайцам, канадцам и финнам продукцию, которую у него покупают клиенты через его сайт. Платеж может быть сделан за пару минут среди разговора о новом фильме или с вечеринки. Видеосюжеты о продукции он снимает на свой «айфон» и немедленно размещает на сайте.

 Хочу быть правильно понятым. Фишка не в бизнесе через Интернет. И не в пользовании «айфоном». И даже не в использовании онлайновых сервисов. Это все банальности, давно описанные и широко применяемые. Фишка в том, что все делается в потоке, непрерывно, совершенно независимо от места и конкретного устройства. Это дает потрясающую творческую свободу и источник энергии. Какая, к черту, прокрастинация? Человек делает только то, что хочет, и ничего, кроме этого.

 В отсутствие термина, описывающего такое состояние «подключенности», «интегрированности», предложу пока свой. Разумеется, не без провокации.

от англ.

 Определение «енаблед» enabled. Можно условно перевести как «включенный», «активированный». В форме существительного обозначает субъекта, снабженного набором мобильных и стационарных компьютерных устройств, постоянно интегрированного в информационную среду посредством онлайновых распределенных сервисов сети Интернет и автоматической синхронизации.

В отличие от «дизабледа» (disabled), постоянно встроен в информационные каналы (мобильная связь, мгновенные сообщения, медиа (в т.ч. видео и телефония), доступ к файлам, системе управления заданиями и т.д.)

 Сегодня «енаблед» — стандартное состояние не то что менеджера или айтишника, а, пожалуй, большинства школьниц старших классов (почему-то именно их).

 Вот некоторые особенности стиля «енабледа»:

 

 все данные хранятся только в Интернете, как правило, на бесплатных сервисах Google (еще Dropbox, Evernote и т.д.);

 

 все вносимые данные либо непосредственно попадают в Интернет, либо автоматически синхронизируются и таки попадают в Интернет;

 

 в любое время имеющиеся на данный момент технические средства позволяют вести полнофункциональную работу в произвольной области.

 

 В данной статье будет сделана попытка поделиться опытом самоуправления с позиций именно такой «включенности», «встроенности». Приведенные программы или конкретные приемы не являются ни гарантированно наилучшими из возможных, ни обязательными. Это просто иллюстрация стиля, который постепенно овладевает массами.

 

 

КПК (устар.)

 Вы не поверите, но еще в 2006 г. на момент написания моей статьи «Вариации на тему GTD» (upr.org.ru/Articles/Kisliy2.htm), взгляд на КПК и субституты («айфон», которого тогда еще не было, мобильники с интерактивным экраном, смартфоны) не был единым.

 Это сегодня уважающий себя молодой человек или девушка не могут выйти из дома без «айфона» или его аналога. А в далеком 2006-м считалось, что необходимо всюду носить с собой ноутбук или, еще круче, расставить пухлые боксы компьютеров во всех местах, где только возможно, и работать только на стационарных «больших братьях» (если кто забыл, так на сленге называется стационарный компьютер). А потом поочередно засовывать в них флешку и СИНХРОНИЗИРОВАТЬ.

 Теперь для очень многих очевидно, что отключенность от широкополосного Интернета равносильна отключению от электричества, синхронизация может быть только автоматической и только с онлайновыми сервисами. Толстенькие стационарные компьютеры мельчают на глазах и через ноутбуки тянутся к планшетникам, а КПК-коммуникаторы, наоборот, укрупняют экраны и тянутся-таки к планшетникам.

 

 Разумеется, спрос на наиболее подходящий форм-фактор статистически распределен, разным людям подходят разные устройства, однако осевая линия нормального распределения спроса проходит сегодня где-то между «айфоном» и «айпадом». В центре этого промежутка, прямо на оси, гордо стоит Dell Straek, в любви к которому, любви безоглядной и не рассуждающей, я сейчас вынужден признаться. Этот самый большой лилипут и одновременно самый маленький великан имеет крупное преимущество — разговаривая с кем-либо по мобильной GSM-связи, вы можете приставлять его к уху как обычный мобильный телефон и при этом все еще не выглядеть идиотом.

 

 

 Песня о Dell Straek — это песня одиноких ковбоев, лишенных литературы и технической поддержки, и поэтому я не буду ее петь публично, но иллюстрировать под- ход к «енаблед»-системе буду, ориентируясь именно на мой обожаемый «гуглофон» под управлением ОС «Андроид». Впрочем, прелесть распределенной системы в том, что совершено все равно, какой у вас девайс и операционка. Все, о чем я буду говорить, годится для WinMobile, iOS и практически для любых современных коммуникаторов, ибо клиенты для описываемых мной сервисов существуют для всех основных платформ.

 При всей любви к мобильным девайсам должен признаться, что некоторые вещи я делаю только на ноутбуке или стационарнике (просто так гораздо быстрее). Например, ежедневный регламент просто и удобно делать именно там, поскольку приходится часто переключаться между приложениями. Анализировать рабочий календарь тоже можно по-человечески только на «большом экране». А вот Input/Output всей системы — сбор информационной «породы» во входной «бункер» и главный To-Do-лист, в соответствии с которым и выполняются ежедневные дела, целесообразно содержать именно в мобильном устройстве.

 

Google

 Что тут говорить — осталось совсем чуть-чуть до полного переноса информационных моделей не только предприятий, но и личной жизни в Интернет. И знаете, что я думаю? В Интернет — это значит в «Гугл».

 

 

 Не буду здесь обсуждать достоинства-недостатки сервисов Google и почему следует выбрать как базу именно его, а не весьма достойных конкурентов. Скажу лишь главное: Google — это размытая, недостроенная, в чем-то неудобная, но целостная, интегрированная и открытая информационная модель деятельности, годная практически для любого пользователя.

 Итак, мои контакты синхронизированы с Google-контактами. Если я добавлю на своем «Стрике» контакт, он появится и в «Гугл»-контактах, и наоборот.

 Конечно, моя электронная почта синхронизирована с Gmail. У меня есть с пяток разных почтовых ящиков, Gmail собирает с них почту и бибикает на моем «Стрике», что мне пришло письмо. Я читаю его на мобильнике или на ноуте (что первое под руку попадется) и пишу ответ тоже на том, что под рукой.

 

 

 Эту статью я пишу в «Гугл доксе» (Google Docs — доступный в Интернете и защищенный документ в формате текста, электронных таблиц, презентаций, рисунков), как правило, дома, а редактирую на стационарном компьютере в офисе. Иногда пишу в Evernote на «Стрике» и потом заливаю в «Гугл докс». Отличие «Гугл докс», в частности, в том, что вводимые данные запоминаются непосредственно без отдельных сохранений и т.д. Это означает, что данные актуальны сейчас, к тому же их не надо постоянно сохранять — они сохраняются немедленно при появлении. Значит, потери информации практически исключены. Еще там есть совместный доступ к документам и другие «вкусности». «Гугл» грозится дать возможность работать в Google Docs на мобильных устройствах — это будет просто подарок!

 Интернет-закладки я храню только в «Гугле». И уже раз пять-шесть эта привычка меня просто спасала.

 У меня на iGoogle выведены следующие виджеты (это такие окошки на главной панели «Гугла», где живут выбранные вами службы): Gmail, Документы, Закладки, Переводчик, RememberTheMilk (RTM — о нем дальше), Google Reader и кое-что чисто личное.

 Фотографии, сделанные на «Стрике» (в т.ч. в рамках моих рабочих проверок) я выкладываю в Evernote (об этом дальше). Потом даю доступ к фоткам соответствующим сотрудникам через RTM. Если фотографий несколько — публикую в «Пикас-се» (picasaweb.google.com) и кидаю им ссылки через Google Talk (сервис типа ICQ — поддерживает в т.ч. стационарную и мобильную видеосвязь).

 Видеосюжеты, заснятые на Dell Streak с целью обучения или инспекции, я сразу заливаю на YouTube, а потом использую только ссылки на них. В андроидных системах заливка на YouTube предустановлена как опция работы с видео.

 

 

Замечание о безопасности. Путем долгих размышлений и обширной практики я пришел к выводу, что в подавляющем большинстве случаев аргумент о том, что вести дела надо на своем компьютере только потому, что это безопасно, является просто дурацким. Если компьютер подключен к Интернету, то он представляет собой один из миллиардов узлов Всемирной сети, доступный всем сетевым бурям, а также пиратам, мошенникам, спамерам, хакерам, вирусам и т.д. Я уже не говорю о постоянном риске вылета харда с потерей всех данных. В таких условиях наивная уверенность, что информация лучше защищена невесть как добытым антивирусом в родном компьютере, чем на «облачных» серверах Google, — сродни детской уверенности, что если закрыть глазки — то злой дядя исчезнет.

 

RTM (RememberTheMilk)

 Приходится признаться, что я «енаблед», сидящий на «Корове». «Коровой» некоторые мои знакомые называют сервис Remember TheMilk.com (в переводе — «Не забудь про молоко»), поскольку его логотип — слегка шальная и раздолбайская, прямо-таки русская корова (хотя сам сервис австралийский).

 

 

 Впервые о «Корове» меня заставили задуматься несколько отзывов на мою статью, где черным по белому было написано: ведем вашу методику в RTM, очень довольны. Я попробовал его и не понял, в чем прелесть этого сервиса. Однако есть справедливость на свете: через пару лет я сделал еще одну попытку и тут-то меня догнало просветление. Однако должен предупредить: те, кто не попробовал GTD на практике, поймут, о чем речь, только ценой изрядного напряжения внимания.

 

 

Регистрация в RTM и краткое описание интерфейса

 Следует зарегистрироваться в RTM. Это бесплатно. Имеется очень полезная фишка: доступ к RTM можно привязать к аккаунту «Гугла». Удобно.

 Никаких сложностей не предвидится. После регистрации вы увидите главную страниц у, поверху которой идут вкладки. Охарактеризуем вкратце каждую из них.

 Обзор. Вкладка, которой, видимо, пользуются нормальные подписчики RTM, но которая не используется в i-Методике.

 Задачи. Вообще, по канонам GTD задачи в игре не участвуют, только действия. Это один из основополагающих принципов. У нас нет потока задач, нет потока дел. Есть поток абсолютно понятных действий! В RTM исполняемые сущности переведены как «задачи», но мы будем помнить, что, если употребляется термин «задача», имеется в виду действие.

 Места. Умницы из Австралии, идя за модой геолокации, поразившей многие неокрепшие умы, ввели реквизит «Место», так что вы можете получить напоминание «Купить молоко!», если находитесь рядом с продуктовым магазином. Разумеется, только если существует задача «Купить молоко!», продуктовый магазин определен во вкладке «Место» и привязан к этой задаче. Работает с использованием GPS, но совершенно волшебно. Лично мне этот сервис бывает надобен очень редко.

 

 

 Контакты. Очень нужная, но, к сожалению, с позиций i-Методики абсолютно коряво сделанная вещь. Во-первых, контакты не синхронизируются с гугловскими. Надеюсь, разработчики это поправят. Во-вторых, для того чтобы использовать контакт, необходимо убедиться, что контакт имеет аккаунт в RTM, послать этому контакту запрос, получить от него подтверждение и только после этого можно переправлять ему информацию по задачам. Просто использовать контакт для привязки к задаче-действию невозможно, и это очень, очень печально.

 Ну что же, будем обходиться старыми дилетантскими методами, пока нас не хотят услышать в Австралии. (Можете не сомневаться, я уже им об этом написал. И не я один.) А пока придется писать типа этого: <Виктор//послать мейл по поводу машины>, где имя до косых черточек — это контакт, с которым вам надо связаться по поводу исполняемого действия. То есть вы сами будете слать мейл, но Виктору. Тот, кто знаком уже с моими ранними произведениями, сразу поймет, о чем речь.

 Настройки. Позволяют настроить очень многое. Полазьте, посмотрите. Чуть позже разберемся подробнее.

 Помощь. Русскоязычной помощи нет, а жаль. Кстати, предлагаю неравнодушной общественности завести бложик «RTM по-русски» — потенциальная заинтересованность в RTM очень велика, и тот, кто затеет это дело, гарантирует себе популярность.

 В самом низу слева вы увидите синенькое слово pro. Это маленькое неприметное словцо — калитка в огромный и прекрасный мир мобильной интеграции. За 25 долл. в год вы можете поставить клиента RTM и на WinMobile, и на iPhone. Я, конечно, тут же поставил его на свой андроидный Dell Streak. Эти три веселые буквы обозначают тотальную интеграцию вашей команды, где бы ни находились ее члены и какими бы гаджетами они ни пользовались, с возможностью разделения и передачи заданий и прикрепленной информации.

 

 

Настройка списков

 Списки — это инструмент, который отражает с позиций i-Методики процедурные категории (используемые последовательно и альтернативно согласно схеме обработки действий и ежедневному регламенту).

 Вам следует зайти во вкладку «Настройки-Списки», чтобы настроить их вид. Не буду подробно останавливаться на процессе модификации списков — формат статьи не позволяет этого, рекомендую почитать помощь (переведенную, если надо, переводчиком Google).

 В итоге после возни с настройками во вкладке «Задачи» должно получиться следующее (см. рисунок «Нужный состав списков в RTM»):

 

 

 Входящие. Предустановленный список, который нельзя удалить. Да и не нужно, так как он равносилен папке INBOX в классическом GTD.

 **FOCUS. Список, в котором будут храниться все действия, находящиеся в фокусе вашего внимания. Звездочки применяются для упорядочения вкладок со списками (они выстраиваются по алфавиту).

 *LATER. Является, по сути, вспомогательным хранилищем элементарных действий, которые по каким-либо причинам убраны из фокуса (из вкладки **FOCUS)

 CONTROL. Здесь будут храниться действия, которые вы сами выполнять не будете, но выполнения которых вам необходимо дождаться. Например, поручения, запросы на получение документов, выполнение договоренностей и т.д.

 F-ПРОЕКТЫ. Вкладка, которая переводит ряд проектов в фокус вашего внимания. У человека, особенно руководителя, постоянно на виду довольно большое количество проектов. Но среди них есть важнейшие. Практика (по крайней мере, моя) показывает, что основных проектов можно держать в поле зрения три-четыре. Как правило, не более пяти. Затем эффективность разделения времени между выполнением основных проектов резко снижается.

 В списке F-ПРОЕКТЫ собираются проекты, которые вы лично возглавляете или администрируете.

 L-ПРОЕКТЫ. Любые проекты, которые вы администрируете или в которых участвуете, но которые не относятся к разряду важнейших.

 MAYBE. Это набор «хотелок» и заповедник «мечт». Ниже об этом поговорим подробнее.

 MEMO. Справочная информация, которую вы по каким-либо соображениям решили оставить в постоянном доступе. Тут может храниться схема проезда или текст понравившегося стихотворения — короче, все, что может пригодиться. Как хранить в RTM файлы практически любого формата, я расскажу ниже.

 Отправленные. Предустановленная вкладка RTM, которую нельзя уничтожить, используется для окончательной и бесповоротной передачи задачи другому исполнителю без возможности вмешиваться в ход ее дальнейшего выполнения и без дальнейшего контроля. В i-Методике применяется редко, только для случаев, когда вам надо просто избавиться от действия и материалов по нему.

 *LAT-поиск. Это особая вкладка-список. Дело в том, что головастые ребята из команды RTM сделали фактически язык запросов, который позволяет получать выборки из списков ваших задач и действий практически в любом разрезе. Такая вкладка-запрос называется «Умный список». Вкладка LAT-поиск задает такой запрос. Вот его текст:

 

list:*LATER and status:incomplete and (dueBefore:today or (due:today or due:never))

 Это означает, что мы выбираем из списка *LATER все задачи, срок рассмотрения которых истек или истекает сегодня. Создать та- кой список можно следующим образом: задать текст запроса в окошке запросов и, получив «Умный список» под названием «Поиск», затем сохранить его как раз под именем «LAT-поиск» (подробнее смотри инструкцию к RTM). Список применяется в ходе ежедневного регламента.

 CON-поиск. Аналогична вкладке , текст запроса:

list:CONTROL and status:incomplete and (dueBefore:today or (due:today or due:never))

 Используя эту вкладку, мы мгновенно получим задачи и действия, срок контроля по которым уже наступил.

 

Замечание. Здесь следует остановиться на поле Due to каждой задачи. В переводе Due to означает примерно «выполнить к...» То есть имеется в виду, что мы задаем дату исполнения задачи. Так вот, в контексте i-Методики поле Dueto обозначает дату, когда следует ОБРАТИТЬ НА ДЕЙСТВИЕ ВНИМАНИЕ. А действительный срок исполнения следует расположить во вкладке «Заметки», имеющейся у каждой задачи.

 

 

Следующие четыре «умных списка» имеют вспомогательную роль и призваны представить в календаре наши задачи в красивом и мгновенно распознаваемом виде. Это F-SELF, L-SELF, STEM, X-CREATE.

 F-SELF. Запрос, который отбирает из списка **FOCUS все задачи, за исключением повторяющихся (стволовых) и «окон креативности». Эти задачи мы выполняем самостоятельно. Текст запроса:

 

list:**FOCUS and statusiincomplete not dueinever and isRepeating:false and (not priority:2)

 L-SELF. Запрос, который отбирает из списка *LATER все задачи, за исключением повторяющихся (стволовых) и «окон креативности». Эти задачи мы выполняем самостоятельно. Текст запроса:

 

list:*LATER and status:incomplete not due:never and isRepeating:false and (not priority:2)

 

STEM. Запрос, который отбирает из списков **FOCUS и *LATER все повторяющиеся (стволовые) задачи. В переводе STEM — «основной, стволовой». Текст запроса:

 

(list:**FOCUS or list:*LATER) and sta-tus:incomplete and not due:never and isRepeating:true

 

X-CREATE. Запрос, сделанный для креативных профессий, позволяющий отобразить в календаре «железобетонные» временные блоки для индивидуального свободного творчества. Построен по правилам Ньюпорта (см. статью-предисловие «i-Методика, или Введение в тайм-менеджмент»). Текст запроса:

(list:**FOCUS or list:*LATER) and sta-tus:incomplete and not due:never not timeEstimate: "" and priority:2 and isTagged:true

 Во всех списках настройте сортировку по названию.

 

 

Теги и проекты

 В RTM есть важный инструмент под названием «теги». Теги — это пометки к задаче. Каждую задачу можно пометить произвольным количеством тегов. i-Методика использует теги только в одном контексте: как названия проектов.

 Отметим еще одну очень полезную вещь в RTM — «облако» тегов. Если в общих настройках поставить галочку в поле «Облако» задач, это приведет к тому, что справа внизу экрана со списками задач будет «плавать» набор тегов проектов, в которых вы участвуете и по которым можно делать мгновенную выборку всех задач, помеченных тегом проекта. В ежедневном регламенте просмотр важнейших проектов обязателен.

 В следующих статьях мы подробно познакомимся с технологией обработки задач в RTM и вы убедитесь, что наша «Корова» на самом деле очень и очень резва. Ей по силам такие штуки, которые способна потянуть далеко не всякая корпоративная система контроля. А уж творить такое бесплатно не может ни одна из известных мне систем.

 

 

 

Evernote

 

 Использование сервиса Evernote (www. evernote.com) являетс


Назад в раздел

Текст сообщения*
Защита от автоматических сообщений

Читайте также